POLÍTICA CORPORATIVA DE TRATAMIENTO DE DATOS

 POLÍTICA CORPORATIVA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES D&E OLAM S.A.S. – BHPC COLOMBIA 

Responsable: D&E OLAM S.A.S. 

NIT: 901.070.330-3 

Domicilio: Carrera 97 No. 24C-51, Bodega 2, Bogotá D.C., Colombia 

Canal de habeas data: [comunicaciones@olam.com.co](mailto:comunicaciones@olam.com.co) Área responsable: Dirección Administrativa y Financiera 

Versión y fecha: Versión 1.0 · 5 de agosto de 2026 

Ámbito: operación corporativa, tiendas físicas, comercio electrónico, canales digitales,  relaciones laborales, comerciales y de seguridad. 

Esta política es el documento corporativo matriz. Los avisos de privacidad, autorizaciones,  política de cookies y textos del sitio web deberán interpretarse de manera armónica con ella. 

 1. Presentación, objeto y alcance 

D&E OLAM S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.070.330-3, reconoce la  protección de los datos personales como un componente esencial de su operación y adopta la  presente Política Corporativa de Tratamiento de Datos Personales para establecer las reglas  aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión,  transferencia, conservación y supresión de información personal. 

La política tiene por objeto informar a los titulares las condiciones bajo las cuales D&E OLAM  S.A.S. trata sus datos, las finalidades aplicables, los derechos que les asisten y los canales  habilitados para ejercerlos. 

Su alcance comprende toda la operación de D&E OLAM S.A.S., incluyendo el sitio web  [www.bhpc.com.co](http://www.bhpc.com.co), Shopify, tiendas físicas, bodega, oficinas,  WhatsApp, correo electrónico, redes sociales, marketplaces, procesos de facturación, pagos,  logística, postventa, mercadeo, selección de personal, gestión laboral, proveedores,  contratistas, visitantes y sistemas de videovigilancia. 

Esta política se aplica a los datos personales tratados en medios físicos, electrónicos,  digitales, audiovisuales o cualquier otro soporte administrado directamente por D&E OLAM  S.A.S. o por terceros que actúen por su cuenta. 

 2. Identificación del responsable y canales de atención 

Razón social: D&E OLAM S.A.S. 

NIT: 901.070.330-3 

Dirección: Carrera 97 No. 24C-51, Bodega 2, Bogotá D.C., Colombia 

Sitio web: [www.bhpc.com.co](http://www.bhpc.com.co) 

Correo de habeas data: [comunicaciones@olam.com.co] 

(mailto:comunicaciones@olam.com.co) 

Teléfono / WhatsApp: 301 319 7833 

Horario de atención: lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 

La Dirección Administrativa y Financiera es el área responsable de coordinar el cumplimiento  de esta política y de tramitar las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación,  supresión o revocatoria de la autorización.

 3. Marco normativo y definiciones 

 3.1. Marco normativo 

La presente política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de  Colombia, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable a información  financiera o crediticia, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023 y las instrucciones  impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como las normas que las  modifiquen, adicionen o sustituyan. 

 3.2. Definiciones esenciales 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento  de sus datos personales. 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas  naturales determinadas o determinables. 

Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que puede estar contenido en  registros o documentos públicos, entre otras fuentes legalmente permitidas. 

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede  generar discriminación, como datos de salud, biométricos, origen étnico, orientación política,  convicciones religiosas o vida sexual. 

Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta de D&E OLAM  S.A.S. 

Responsable: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del  tratamiento. Para esta política, D&E OLAM S.A.S. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento,  uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión. 

Transmisión: Comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del  responsable. 

Transferencia: Envío de datos a otro responsable, ubicado en Colombia o en el exterior.

  4. Principios aplicables al tratamiento 

Legalidad. El tratamiento es una actividad reglada y se realizará de acuerdo con la  Constitución, la ley y esta política. 

Finalidad. Los datos serán tratados para propósitos legítimos, específicos e informados al  titular. 

Libertad. Cuando la ley lo exija, el tratamiento se basará en una autorización previa, expresa e  informada.

Veracidad y calidad. La información procurará ser veraz, completa, exacta, actualizada,  comprobable y comprensible. 

Transparencia. El titular podrá obtener información sobre la existencia y tratamiento de sus  datos. 

Acceso y circulación restringida. Los datos serán conocidos únicamente por personas  autorizadas o habilitadas por la ley. 

Seguridad. Se adoptarán medidas razonables para prevenir adulteración, pérdida, consulta,  uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento guardarán reserva incluso  después de finalizar su relación con D&E OLAM S.A.S. 

Necesidad y proporcionalidad. Se procurará recolectar únicamente los datos adecuados,  pertinentes y necesarios para cada finalidad. 

Responsabilidad demostrada. D&E OLAM S.A.S. implementará medidas apropiadas y  verificables de cumplimiento, de acuerdo con la naturaleza y riesgos de sus tratamientos. 

 5. Titulares, categorías de datos y fuentes 

 5.1. Grupos de titulares 

* Clientes, consumidores, usuarios del sitio web y titulares de cuentas. 

* Clientes mayoristas, distribuidores, representantes y contactos B2B. 

* Prospectos, suscriptores y destinatarios de comunicaciones comerciales. * Empleados, exempleados, aprendices, practicantes y beneficiarios. 

* Candidatos y participantes en procesos de selección. 

* Proveedores, contratistas, aliados, influenciadores y sus contactos. 

* Visitantes, personal de seguridad y personas captadas por videovigilancia. * Personas que presentan PQR, garantías, cambios, retractos, devoluciones o solicitudes de  reversión del pago. 

 5.2. Categorías de datos 

Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, firma y datos equivalentes. 

Contacto y ubicación: dirección, ciudad, teléfono, WhatsApp, correo electrónico y dirección de  entrega. 

Comerciales y transaccionales: productos consultados o adquiridos, historial de pedidos,  facturas, preferencias, cupones, promociones, estado de pagos, devoluciones, garantías y  PQR. 

Financieros limitados: cuentas bancarias para reembolsos, referencias y estados de  transacción. D&E OLAM S.A.S. no almacena números completos de tarjeta, códigos de  seguridad ni credenciales bancarias. 

Técnicos y digitales: dirección IP, identificadores de sesión, navegador, dispositivo, registros  de seguridad, cookies y eventos de interacción, cuando sean generados por el sitio, Shopify o  las herramientas autorizadas.

Laborales y académicos: hoja de vida, experiencia, estudios, referencias, afiliaciones al  sistema de seguridad social, información contractual, nómina, desempeño y novedades  laborales. 

Sensibles en el entorno laboral: datos de salud ocupacional, incapacidades, restricciones  médicas y demás información estrictamente necesaria para obligaciones laborales, de  seguridad social o de seguridad y salud en el trabajo. 

Imágenes y grabaciones: imágenes captadas por sistemas de videovigilancia instalados en  sedes, tiendas, bodega u oficinas. 

 5.3. Fuentes de información 

Los datos podrán ser obtenidos directamente del titular; de sus representantes o autorizados;  de formularios físicos o digitales; del sitio web; de tiendas físicas; de WhatsApp, correo, redes  sociales o marketplaces; de relaciones laborales y contractuales; de cámaras de  videovigilancia; de proveedores tecnológicos y logísticos; de pasarelas de pago; y de fuentes  públicas o legalmente habilitadas. 

 6. Finalidades del tratamiento por grupo de titulares 

 6.1. Clientes, consumidores y usuarios del eCommerce 

* Crear y administrar cuentas de usuario y permitir compras como invitado. * Verificar identidad, disponibilidad de producto, pedido, pago y condiciones de entrega. * Procesar compras, emitir facturas electrónicas y cumplir obligaciones tributarias y contables. * Coordinar despachos, entregas, recogidas en tienda y comunicaciones sobre el estado del  envío. 

* Atender servicio al cliente, PQR, cambios, garantías, retractos, devoluciones, reembolsos,  contracargos y reversión del pago. 

* Prevenir fraude, suplantación, operaciones no autorizadas, abuso de promociones y riesgos  de seguridad. 

* Conservar evidencia de la relación contractual, autorizaciones, transacciones y  comunicaciones. 

* Realizar análisis estadísticos, de servicio y de desempeño comercial, procurando utilizar  información agregada o anonimizada cuando sea posible. 

* Enviar comunicaciones comerciales por canales autorizados únicamente cuando exista una  base jurídica válida y un mecanismo de retiro. 

 6.2. Clientes mayoristas y relaciones B2B 

* Gestionar el registro, conocimiento, contacto y relación comercial con compradores  mayoristas y distribuidores. 

* Administrar cotizaciones, pedidos, preventas, precios diferenciados, facturación, cartera,  logística y postventa. 

* Validar información empresarial, representantes, contactos autorizados y cumplimiento  contractual. 

* Conservar soportes comerciales, contables, tributarios y de defensa jurídica.  6.3. Prospectos y marketing 

* Informar sobre productos, lanzamientos, colecciones, promociones, campañas y eventos de  D&E OLAM S.A.S. y BHPC Colombia. 

* Administrar suscripciones, preferencias de canal y solicitudes de retiro.

* Segmentar audiencias con base en datos comerciales y de interacción, sin adoptar  decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre el titular. * Medir el rendimiento de campañas y mejorar la experiencia del usuario, sujeto a las  preferencias de cookies y autorizaciones aplicables. 

 6.4. Empleados, exempleados y beneficiarios 

* Desarrollar procesos de vinculación, ejecución, administración y terminación de relaciones  laborales o formativas. 

* Gestionar nómina, beneficios, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, bienestar,  capacitación, desempeño, acceso físico y tecnológico. 

* Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables y de reporte ante  autoridades. 

* Atender investigaciones internas, procesos disciplinarios, auditorías y defensa jurídica. * Conservar archivos laborales y soportes durante los términos legales aplicables. 

 6.5. Candidatos 

* Recibir y evaluar hojas de vida y soportes de formación y experiencia. 

* Contactar al candidato y desarrollar entrevistas, pruebas y verificaciones permitidas por la  ley. 

* Conservar la información durante el proceso de selección y, con autorización, para futuras  vacantes. 

 6.6. Proveedores, contratistas, aliados e influenciadores 

* Evaluar, seleccionar, contratar y administrar la relación comercial o contractual. * Verificar identidad, representación, experiencia, cumplimiento, pagos y obligaciones fiscales  o contables. 

* Gestionar accesos, confidencialidad, protección de datos, seguridad de la información y  desempeño contractual. 

* Atender auditorías, reclamaciones, controversias y defensa jurídica. 

 6.7. Visitantes y control de acceso 

* Autorizar y registrar ingresos y salidas. 

* Proteger la integridad de personas, bienes, instalaciones, inventarios y activos de  información. 

* Atender incidentes, emergencias, investigaciones y requerimientos de autoridad.  7. Datos sensibles, videovigilancia y menores de edad 

 7.1. Datos sensibles 

D&E OLAM S.A.S. tratará datos sensibles únicamente cuando sea necesario, exista una  excepción legal o se obtenga la autorización explícita correspondiente. 

El titular será informado sobre el carácter facultativo de suministrar datos sensibles, salvo que  su tratamiento sea indispensable para cumplir obligaciones legales o contractuales aplicables. 

En el ámbito laboral, podrán tratarse datos de salud ocupacional, incapacidades, restricciones  médicas o información equivalente, exclusivamente para cumplir obligaciones de seguridad  social, seguridad y salud en el trabajo, protección de la vida e integridad, y administración de  la relación laboral.

El acceso estará limitado a personal autorizado y proveedores habilitados. 

7.2. Videovigilancia 

D&E OLAM S.A.S. podrá utilizar cámaras de videovigilancia en tiendas, bodega, oficinas u  otras instalaciones para seguridad física, control de acceso, prevención de pérdidas,  protección de personas y bienes, investigación de incidentes y atención de requerimientos de  autoridad. 

Los sistemas de videovigilancia de D&E OLAM S.A.S. captan únicamente imagen, sin registro  de audio, salvo que la normativa aplicable y un aviso específico autoricen lo contrario. 

* Las zonas vigiladas deberán contar con avisos visibles de privacidad. 

* Las cámaras no deberán instalarse en espacios que afecten injustificadamente la intimidad. * El acceso a las imágenes estará restringido a personal autorizado. 

* Las grabaciones se conservarán durante un término razonable y proporcional a la finalidad;  cuando sean soporte de una investigación, reclamación o proceso, podrán conservarse hasta  su cierre. 

* Las imágenes solo serán entregadas al titular, a terceros autorizados o a autoridades  competentes, previa validación de legitimidad y protección de los derechos de otras personas  que aparezcan en ellas. 

 7.3. Menores de edad 

El sitio web, las cuentas de usuario y los canales de compra de D&E OLAM S.A.S. están  dirigidos a personas mayores de dieciocho (18) años. 

No se permite el registro ni la compra directa por menores de edad. 

D&E OLAM S.A.S. no recolectará intencionalmente datos de menores y, si identifica una  recolección no autorizada, adoptará medidas razonables para su supresión, salvo obligación  legal de conservación. 

Cuando en el marco de la relación laboral sea necesario tratar datos de hijos menores de edad  de los empleados como beneficiarios —seguridad social, caja de compensación, beneficios  corporativos—, dicho tratamiento se realizará con la autorización del padre, madre o  representante legal del menor, garantizando en todo momento el interés superior del niño, niña  o adolescente, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. 

 8. Autorización, marketing y comunicaciones comerciales 

 8.1. Obtención y prueba de la autorización 

Cuando la autorización sea necesaria, podrá obtenerse mediante mecanismos físicos,  electrónicos, digitales, verbales o conductas inequívocas que permitan concluir  razonablemente que el titular aceptó el tratamiento. 

D&E OLAM S.A.S. conservará evidencia de la autorización y del texto informado al titular. 

La autorización deberá informar la identidad del responsable, las finalidades, los datos  sensibles cuando existan, los derechos del titular y los canales para ejercerlos.

No se solicitará una autorización nueva cuando el tratamiento esté permitido por una  obligación legal, orden de autoridad u otra excepción prevista en la ley. 

 8.2. Separación entre operación y marketing 

Los datos necesarios para gestionar una compra, factura, entrega, garantía, PQR o relación  contractual podrán tratarse para esas finalidades. 

La recepción de publicidad no será condición para comprar, contratar o recibir atención. La autorización para marketing deberá ser opcional, independiente y revocable. Las casillas digitales no deberán aparecer preseleccionadas. 

El titular podrá retirar su autorización mediante el enlace de desuscripción disponible en las  comunicaciones o escribiendo a [comunicaciones@olam.com.co] 

(mailto:comunicaciones@olam.com.co). 

 8.3. Canales, horarios y frecuencia 

D&E OLAM S.A.S. podrá realizar comunicaciones comerciales por correo electrónico,  WhatsApp, SMS o llamadas únicamente a través de canales autorizados por el titular y  respetando las restricciones legales de horario, periodicidad y privacidad. 

Salvo autorización posterior y separada del titular para horarios distintos, los contactos  publicitarios se realizarán de lunes a viernes entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m., y los sábados  entre las 8:00 a.m. y las 3:00 p.m. 

No se realizarán contactos publicitarios los domingos ni días festivos. 

 9. Cookies, analítica y tecnologías de seguimiento 

El sitio [www.bhpc.com.co](http://www.bhpc.com.co) puede utilizar cookies y tecnologías  equivalentes para habilitar funciones esenciales, mantener la seguridad, recordar preferencias,  medir el uso del sitio y gestionar publicidad digital. 

Las herramientas actualmente identificadas incluyen Google Analytics, Google Ads y Meta  Pixel, además de las tecnologías propias de Shopify y de los proveedores necesarios para la  operación. 

Las cookies estrictamente necesarias podrán utilizarse para el funcionamiento y seguridad del  sitio. 

Las cookies de analítica, personalización o publicidad que permitan identificar o asociar  información a un usuario deberán gestionarse de acuerdo con la autorización y preferencias  aplicables. 

* El usuario deberá poder aceptar, rechazar o configurar cookies no esenciales. * La decisión deberá registrarse y podrá modificarse posteriormente. 

* La política de cookies describirá categorías, finalidades, duración, terceros y mecanismos de  configuración. 

* Los píxeles y etiquetas publicitarias deberán activarse conforme a la decisión del usuario y la  configuración técnica implementada.

La información detallada sobre cookies se desarrollará en la Política de Cookies de  [www.bhpc.com.co](http://www.bhpc.com.co), que hace parte integral del sistema de  privacidad de D&E OLAM S.A.S. 

 10. Encargados, transmisiones, transferencias y autoridades 

 10.1. Proveedores y encargados identificados 

Para cumplir las finalidades descritas, D&E OLAM S.A.S. podrá transmitir datos a proveedores  que actúen como encargados, bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento  conforme a instrucciones. 

Entre los proveedores o categorías actualmente identificados se encuentran: 

* Shopify, para la infraestructura y administración del comercio electrónico. * Mercado Pago, ADDI y Sistecrédito, para procesamiento, validación o financiación de pagos,  según el medio elegido por el cliente. 

* Comerssia, para facturación electrónica y envío de documentos tributarios. * Envío Click y transportadoras vinculadas, para gestión logística y entrega de pedidos. * Hostinger, para servicios de correo, alojamiento o infraestructura tecnológica contratada. * Google y Meta, para analítica, publicidad y medición, sujeto a la configuración de privacidad  y cookies. 

* Laburu Agency, NIT 901.254.330-4, para administración y ejecución de actividades de  marketing, dentro de los accesos autorizados. 

* Proveedores de software de tickets, seguridad, respaldo, soporte tecnológico y servicios  profesionales necesarios para la operación. 

D&E OLAM S.A.S. no comparte de manera rutinaria información de compradores con  NIPTUCK, BHPC o el titular de la marca, salvo autorización del titular, obligación contractual  legítima compatible con la finalidad informada, requerimiento legal o necesidad de defensa  jurídica. 

 10.2. Autoridades y terceros legitimados 

Los datos podrán ser suministrados a la DIAN, autoridades administrativas, judiciales, de  policía o de control, y demás entidades legitimadas, cuando exista deber legal, orden  competente o sea necesario para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. 

 10.3. Tratamiento fuera de Colombia 

Cuando el tratamiento implique la transferencia de datos personales a países que no cuenten  con un nivel adecuado de protección de datos según los estándares de la Superintendencia de  Industria y Comercio, D&E OLAM S.A.S. contará con la autorización expresa del titular para  dicha transferencia, o suscribirá con el proveedor correspondiente cláusulas contractuales u  otros instrumentos que garanticen un nivel de protección compatible con los principios de la  Ley 1581 de 2012, de conformidad con el artículo 26 de dicha ley y el Decreto 1074 de 2015. 

 11. Derechos de los titulares 

Los titulares podrán ejercer, de manera gratuita y conforme a la ley, los siguientes derechos: 

* Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. 

* Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria. * Ser informados sobre el uso dado a sus datos.

* Presentar consultas y reclamos. 

* Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando sea procedente. * Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. * Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el  trámite de consulta o reclamo ante D&E OLAM S.A.S. 

* Negarse a responder preguntas sobre datos sensibles y ejercer los derechos especiales  aplicables a este tipo de información. 

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual que exija  conservar o tratar los datos, cuando la información sea necesaria para el reconocimiento,  ejercicio o defensa de derechos, o cuando se configure otra excepción legal. 

 12. Procedimiento de consultas y reclamos 

 12.1. Legitimación y canal 

Las solicitudes podrán ser presentadas por el titular, sus causahabientes, representante legal,  apoderado o persona autorizada, mediante el correo [comunicaciones@olam.com.co] (mailto:comunicaciones@olam.com.co). 

También podrán radicarse por los canales de servicio al cliente, siempre que permitan  conservar prueba y validar la identidad del solicitante. 

La solicitud deberá incluir, como mínimo: 

* Nombre e identificación del titular. 

* Calidad en la que actúa el solicitante. 

* Descripción clara de la petición. 

* Datos de contacto para la respuesta. 

* Documentos que acrediten identidad o representación. 

* Soportes que desee hacer valer. 

 12.2. Consultas 

Las consultas sobre la información personal serán atendidas dentro de los diez (10) días  hábiles siguientes a su recepción. 

Si no es posible responder en ese término, se informarán los motivos de la demora y la nueva  fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento  del término inicial. 

 12.3. Reclamos 

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto  incumplimiento serán atendidos de acuerdo con las siguientes reglas: 

* Si el reclamo está incompleto, se requerirá su corrección dentro de los cinco (5) días  siguientes a la recepción. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta al requerimiento, se  entenderá desistido. 

* Si D&E OLAM S.A.S. no es competente, trasladará la solicitud a quien corresponda dentro de  los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado. 

* Recibido el reclamo completo, se registrará la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo  dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, cuando técnicamente corresponda.

* El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su  recepción. Si no es posible responder oportunamente, se informarán los motivos y la nueva  fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer  término. 

 12.4. Decisiones y trazabilidad 

D&E OLAM S.A.S. conservará registro de la solicitud, validaciones realizadas, actuaciones,  respuesta y fecha de cierre. 

Las respuestas se enviarán al canal indicado por el solicitante o al que se encuentre registrado  y haya sido validado. 

 13. Seguridad, incidentes y conservación 

 13.1. Medidas de seguridad 

D&E OLAM S.A.S. adoptará medidas administrativas, humanas, físicas y técnicas razonables  para proteger los datos frente a pérdida, adulteración, consulta, acceso, uso o divulgación no  autorizada. 

Las medidas se ajustarán al volumen, sensibilidad, contexto, tecnología y riesgo de cada  tratamiento. 

* Gestión de usuarios, perfiles y privilegios de acceso. 

* Compromisos de confidencialidad y cláusulas contractuales con empleados y proveedores. * Copias de seguridad y mecanismos de recuperación. 

* Actualización de sistemas y controles de seguridad en plataformas y dispositivos. * Trazabilidad de operaciones relevantes y gestión de accesos de agencias o terceros. * Capacitación y sensibilización del personal. 

* Revisión periódica de riesgos y controles, incluyendo autenticación reforzada cuando sea  técnica y operacionalmente aplicable. 

 13.2. Gestión de incidentes 

Ante un incidente que comprometa datos personales, D&E OLAM S.A.S. realizará acciones  razonables de contención, análisis, corrección, documentación, recuperación y prevención. 

Cuando corresponda, informará a los titulares, proveedores, autoridades o al Registro Nacional  de Bases de Datos conforme a las obligaciones aplicables. 

 13.3. Conservación y eliminación 

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas  y las obligaciones contractuales, comerciales, tributarias, contables, laborales, de seguridad  social, protección al consumidor, archivo, prevención del fraude y defensa jurídica. 

Cumplidos los términos aplicables, la información será suprimida, anonimizada, bloqueada o  archivada con acceso restringido, según corresponda. 

La revocatoria de la autorización para marketing producirá el cese de comunicaciones  comerciales dentro de un plazo razonable de implementación, sin afectar el tratamiento  requerido para ejecutar contratos, atender solicitudes o cumplir obligaciones legales.

 14. Deberes de D&E OLAM S.A.S. 

* Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de habeas data. 

* Solicitar y conservar la autorización cuando sea requerida. 

* Informar al titular las finalidades y los derechos que le asisten. 

* Conservar la información bajo condiciones de seguridad y confidencialidad. * Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los casos procedentes. 

* Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales. 

* Exigir a los encargados el cumplimiento de las instrucciones y obligaciones de protección de  datos. 

* Informar a los encargados cuando una información sea controvertida por el titular. * Adoptar procedimientos internos y conservar evidencias de cumplimiento. * Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad  cuando exista un riesgo relevante y sea legalmente exigible. 

* Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio. * Registrar y actualizar las bases de datos que lo requieran ante el Registro Nacional de Bases  de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al Decreto  1074 de 2015. 

 15. Vigencia, actualización y publicación 

La presente política rige a partir de su aprobación y publicación por D&E OLAM S.A.S. y tendrá  vigencia mientras la sociedad realice tratamiento de datos personales. 

D&E OLAM S.A.S. podrá actualizar esta política para reflejar cambios legales, regulatorios,  tecnológicos, organizacionales o de operación. 

Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del responsable o las finalidades  del tratamiento serán informados oportunamente por medios adecuados y, cuando  corresponda, se solicitará una nueva autorización. 

La versión vigente estará disponible en [www.bhpc.com.co](http://www.bhpc.com.co) y podrá  ser consultada en los canales de atención de D&E OLAM S.A.S. 

 Aprobación interna 

Área responsable: Dirección Administrativa y Financiera. 

Aprobación: Representante legal o instancia corporativa competente. 

Fecha de aprobación: A partir de la firma o publicación de la versión definitiva. D&E OLAM S.A.S. 

Marco de referencia: Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008  cuando resulte aplicable, Decreto 1074 de 2015, Ley 2300 de 2023 e instrucciones vigentes de  la Superintendencia de Industria y Comercio.